私の会社は純日系企業なのですが、英語が必須です。
特に私の部署は英語ができないと業務をこなしていけない。
グループメンバーの半分は外国籍で日本語が話せないメンバーなので、グループ内の会議ももちろん英語だし、各海外地域の統括もしているので、彼らのとのやりとりは会議もメールもすべて英語である。
私はアメリカでMBA取ったし、アメリカ駐在を経験しているのですが、英語でのコミュニケーションにはとても苦労しているんです。日本語最高。。
そんな苦労している状況なので、英語での業務をなんとか効率化できないかと考え、いま巷で話題のChatGPTで、英文メールを作成していました。
シチュエーションとして、よく海外法人との会議日程調整があるので、日程調整のメール文をChatGPTに考えてもらった結果が以下の通り。
依頼分はこれだけ。「会議日程の突然の変更の依頼を英語メールで作成して欲しい」
英文のクオリティがスゴイです。
ちなみにテキストは以下の通り。
Subject: Urgent: Request to Change Meeting Schedule
Dear [Recipient’s Name],
I apologize for the suddenness of this request, but I need to ask for a change in the meeting schedule scheduled for next week. The change is due to unforeseen circumstances, and I apologize for any inconvenience caused.
Current meeting details: Date: [Day of the week], [Month] [Day], [Year] Time: [Hour]:[Minute] Location: [Meeting Room]
Requested meeting details: Date: [Day of the week], [Month] [Day], [Year] Time: [Hour]:[Minute] Location: [Meeting Room] (or Online)
If the proposed changes are not feasible, I would appreciate any alternative suggestions for the date, time, or location that could accommodate our schedules.
Please let me know if there are any specific agenda items or topics related to the rescheduled meeting that should be shared beforehand. This will ensure that all participants are adequately prepared.
I understand that this change may cause inconvenience, and I appreciate your understanding and cooperation in this matter. Your prompt response would be greatly appreciated.
If you have any questions or require additional information, please don’t hesitate to contact me.
Thank you for your attention and assistance.
Best regards,
[Your Name]
これを定型文に、多少シチュエーションに応じて訂正すれば、簡単に丁寧な依頼文が英語で作成できちゃいます。
英語をメールで作成するのも、内容によりますが数十分掛かることもしばしばありますが、
ChatGPTを活用すれば数分で完了できちゃいます。
今回は、会議日程変更の依頼でしたが、日本語はもちろん英語でも簡単に様々な定型文のメールを作成できますので、是非ともお試しあれ。
